4 Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip

Dalam kegiatan keseharian manusia modern membutuhkan arsip sebagai bukti dan catatan dalam suatu aktivitas. Seperti menyimpan surat nikah, akta kelahiran, surat penting seperti sertifikat rumah dan lainnya, selalu disimpan dengan baik dan aman. Karena manusia adalah mahluk sosial, maka semua interaksi melibatkan informasi yang ada. Sama halnya juga dengan sebuah perusahaan pasti akan menghasilkan banyak arsip seiring dengan pertumbuhan suatu bisnis. Dalam perusahaan sudah pasti akan menata, simpan kelola box arsip dengan baik, aman, dan mudah untuk ditemukan.

Pengarsipan merupakan sebuah langkah dan cara arsip atau dokumen perusahaan disimpan dengan aman dalam waktu tertentu yang juga ditentukan oleh hukum. Dokumen penting yang aktif atau berstatus tidak aktif harus disimpan dengan baik, karena sebuah dokumen yang tidak aktif bisa diaktifkan kembali. Dokumen disimpan dalam berbagai format dan juga di berbagai perangkat. Suatu dokumen yang tidak dikelola, disimpan dengan baik dana man, dokumen akan mudah ditemukan dan disebarluaskan. Hal ini tentu akan berdampak buruk pada bisnis itu sendiri.

Arsip yang disimpan rapi akan mudah ditemukan

Arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, yang menjadi sumber informasi dan pusat ingatan dalam kegiatan perencanaan, perumusan, penganalisa, pengambilan keputusan, kebijakan, pembuatan laporan hingga evaluasi. Arsip yang disimpan dengan baik dan rapi akan memudahkan perusahaan untuk menemukan arsip tersebut jika suatu waktu membutuhkan. Tanpa perlu membuang banyak waktu, arsip yang kamu butuhkan bisa segera kamu dapatkan, tidak menghambat aktivitas kerja kantor. Diperlukannya penataan arsip yang sistematis dan efektif. Sistem pengelolaan arsip mencakup beberapa bagian kegiatan dalam mengklasifikasi dan penyimpanan surat, member kode, dan pengelolaan tepat untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak digunakan lagi.

Mencegah Kehilangan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah tindakan penataan arsip dan penemuan kembali, berguna untuk menghemat waktu, cepat untuk ditemukan kembali, tertata rapi, tidak mudah rusak apalagi sampai hilang. Karena dokumen yang tidak disimpan dengan baik berpotensi untuk hilang selamanya atau bisa disalahgunakan. Dokumen yang belum diarsipkan kemungkinan akan sulit ditemukan, apabila dokumen sangat dibutuhkan. Dokumen yang dikelola dengan system pengarsipan yang baik, menjadi sarana pencegahan hilangnya dokumen dan akan mudah untuk ditemukan kembali.

Salah Satu Persyaratan Hukum

Salah satu alasan pengarsipan juga berkaitan dengan alasan hukum, yang tercantum dalam peraturan undang-undang yang mendasari ketentuan arsip, masalah penilaian arsip, penyusutan arsip, pembuktian arsip, daluwarsa arsip, kerahasiaan arsip, dan sanksi dalam kearsipan. Baiknya pengelolaan arsip untuk memastikan jadwal retensi arsip dengan baik.

Dokumen Tersimpan Aman

Penyimpanan dan pengelolaan arsip yang baik sudah memiliki standar keamanan yang akan dikelola oleh para ahli yang sudah pasti terlatih, dan dibawah penguasaannya. Arsip disimpan baik dalam bentuk fisik atau digital tentu memiliki resiko kehilangan, dicuri atau diretas, maka perusahaan wajib memiliki system penyimpanan yang baik dengan tingkat keamanan yang tinggi. Meminimalisir pihak ketiga yang tidak berwenang untuk mengakses dokumen penting perusahaan tersebut.

Metode pengelolaan arsip yang baik sudah seharusnya dimiliki oleh suatu perusahaan maupun instansi, mengingat pentingnya untuk kelangsungan bisnis dan juga meningkatkan kinerja perusahaan.